Adjoint(e) administratif(ve)

Location: 800, rue du Square Victoria, Montréal

Date d’entrée en fonction : 19 avril 2021

Description du poste

Veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des activités administratives du bureau de façon à faciliter et à améliorer le bon déroulement des opérations. Assister le directeur immobilier et la coordonnatrice principale pour les besoins administratifs variés nécessaires. De plus, palier aux besoins du service à la clientèle lorsque nécessaire.

Tâches principales:

  • Assurer un support au directeur immobilier et à la coordonnatrice principale (préparation de la documentation, planification des réunions, etc.) ;
  • Participer à l’élaboration de demandes d’approbation dans le système, émettre / codifier les bons de commandes pour les projets en capital, suivre le processus d’approbation nécessaire. Une fois l’approbation reçue, faire parvenir les bons de commande électroniquement aux fournisseurs ;
  • Participer à l’élaboration de la documentation pour les appels de propositions dans le système ;
  • Traiter les factures des projets en capital et mettre à jour les tableaux de paiements ;
  • Traiter les factures de l’exploitation ;
  • Mettre à jour les dossiers de tous les documents de projet (dénonciations, plans, procès-verbaux, communications, etc.) 
  • S’assurer du classement électronique de tous les documents techniques (rapports de balancement, devis, dessins d’atelier, plans et autres) et que ceux-ci sont disponibles et facilement accessibles sur le réseau informatique ;
  • Valider les feuilles de temps, le temps supplémentaires ainsi que le rapport d’entrées/sorties des clés et préparer le tableau récapitulatif ;
  • Mise à jour des certificats d’assurance des fournisseurs ;
  • Remplacer à la réception lorsque nécessaire ;
  • S’assurer de l’inventaire du matériel de base et des équipements ;
  • Transmettre les documents de consommations énergétiques à nos consultants pour le suivi énergétique ;
  • Mise à jour de diverses bases de données ;
  • Extraire les données du système comptable pour les analyses des écarts budgétaires ;
  • Pour nos certifications environnementales : compilation des données du recyclage, compostage, déchets de construction et durable, déneigement, etc. ;
  • Exécuter toutes autres tâches connexes.

Vous serez le ou la candidat(e) idéal(e) si vous: 

  • Diplôme de niveau collégial en bureautique ou toutes autres expériences jugées équivalentes;
  • Minimum 5 ans d’expérience en soutien administratif;
  • Expérience dans le secteur immobilier, un atout;
  • Débrouillardise et polyvalence ;
  • Proactivité et flexibilité ;
  • Excellentes aptitudes en communication;
  • Bonne maîtrise de la suite Office.

 Ce que nous offrons:

  • Un environnement de travail accueillant et convivial;
  • Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels ;
  • Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
  • Une ouverture aux nouvelles idées.

Si ce poste vous intéresse veuillez envoyer votre CV à l’adresse suivante: recruitement@groupepetra.com