Coordonnateur(trice) Exploitation

Location: 8000 boul. Langelier, Montréal

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Bâtir une carrière, ensemble.

Les collaborateurs de Groupe Petra contribuent grandement à son succès. Notre compagnie a bâti une équipe solide avec des professionnels compétents qui reflètent notre culture et nos valeurs. Travailler chez Groupe Petra est l’opportunité d’avoir une carrière épanouissante et stimulante.

Lieu de travail : 8000 boul. Langelier, Montréal

Le ou la titulaire du poste assurera un support quotidien au Directeur immobilier dans ses fonctions, en coordonnant toutes les tâches administratives et les activités reliées à l’exploitation des immeubles du portefeuille.

Responsabilités principales:

  • Préparer les bons de commandes et traiter les factures des fournisseurs de services, renouveler certains contrats de services et préparer les courus en suivant les budgets d’exploitation.
  • Coordonner les projets d’entretien ponctuels des locataires (lavage des tapis, entretien des unités d’induction, etc.).
  • Préparer les soumissions aux locataires pour petits travaux et/ou entretiens supplémentaires.
  • Préparer les bons de commandes et traiter les factures pour les projets d’immobilisation, suivre la facturation tout au long des projets.
  • Assister les directeurs dans la préparation des budgets annuels ainsi que l’analyse des écarts mensuels.
  • Coordonner certains entretiens et projets récurrents pour l’immeuble (Transition tapis hiver/été, décoration Noel, entretien paysager, déneigement, etc.).
  • Maintenir à jour et obtenir les certificats d'assurances locataires et fournisseurs aux dates de renouvellement.
  • Mettre à jour les listes des locataires, contacts d’urgences, listes d'expédition par courriel).
  • Préparer et envoyer les communiqués aux locataires (travaux, urgence, congés, fermeture, etc.).
  • Gérer et commander les fournitures de bureau.
  • Compiler la Petite Caisse et les comptes de dépenses des Directeurs, soumettre pour paiement.
  • Supporter le directeur immobilier dans les inspections d’entretien ménager hebdomadaires.
  • Suivre les espaces vacants pour crédits d’entretien ménager.
  • Aider à l’organisation des évènements locataires.
  • Participer au processus des différentes certifications environnementales et faire le suivi de la documentation.
  • Prendre connaissance des ententes de location.
  • Exécuter toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toutes autres formations jugées pertinentes.
  • Minimum 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Expérience dans le secteur immobilier est un atout considérable.
  • Bilinguisme à l’oral et l’écrit (français/anglais).
  • Orienté service à la clientèle.
  • Débrouillardise et polyvalence.
  • Proactivité et flexibilité.
  • Travail en autonomie.
  • Excellentes aptitudes en communication.
  • Très bonne maîtrise de la suite Office.

Nous vous offrons

  • Un environnement de travail accueillant et convivial;
  • Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels ;
  • Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
  • Une ouverture aux nouvelles idées.

Si ce poste vous intéresse veuillez envoyer votre CV à l’adresse suivante: recruitement@groupepetra.com