Adjoint(e) administratif(ve)

Location: 8000, boul. Langelier, Montréal, QC

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Statut de l’emploi : Temps plein

Bâtir une carrière, ensemble.

Les collaborateurs de Groupe Petra contribuent grandement à son succès. Notre compagnie a bâti une équipe solide avec des professionnels compétents qui reflètent notre culture et nos valeurs. Travailler chez Groupe Petra est l’opportunité d’avoir une carrière épanouissante et stimulante.

Sous la supervision de la vice-présidente Location, le ou la titulaire du poste réalise divers travaux de coordination et soutien administratif.

 

Responsabilités principales

  • Effectuer la gestion et le suivi de l'agenda de la Vice-présidente, des appels, des courriels et du courrier, en fonction des priorités établies. À partir d'instructions générales, donner suite à certaines demandes de diverses natures.
  • Réaliser différentes tâches administratives, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents.
  • Coordonner les invitations liées aux activités courtiers et locataires du département de Location, activités caritatives et coordonner la distribution de billets.
  • Assurer la mise à jour des coordonnées des locataires et courtiers et création d’une base de données uniforme et accessible.
  • Consulter, consolider et procéder au montage de documents de nature stratégique, entre autres les rapports trimestriels aux actionnaires.
  • Produire les minutes de réunion.
  • Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles de préparation pour le comité de direction. Assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
  • Participer à l'organisation logistique de différents événements (ex. : réunions d'équipe, conférences téléphoniques, déplacements, activités de relations publiques).
  • Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne.
  • Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers (ex. : classement, épuration et conservation), et ce, selon les pratiques et règles en vigueur physique et électronique.
  • Produire les rapports de dépenses et rapports de déplacements de l’équipe.
  • Coordonner les demandes d’approbations et autres demandes de signatures de documents.
  • Faire partie de la liste des remplaçants de la réceptionniste pendant ses vacances ;
  • S’acquitter de toute autre tâche reliée au poste.

 

Profil recherché 

  • Détenir un diplôme d’études professionnel (DEP) en secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou une autre formation connexe.
  • 5-10 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Expérience dans le secteur immobilier est un atout.
  • Bilinguisme à l’oral et l’écrit (français/anglais).
  • Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, Powerpoint).
  • Très bonne capacité rédactionnelle.
  • Polyvalence et autonomie.
  • Entregent, esprit d’équipe, et d’initiative.
  • Bon sens des priorités et de l’organisation.
  • Discrétion et respect de la confidentialité.

Ce que nous offrons:

  • Un environnement de travail accueillant et convivial;
  • Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels;
  • Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
  • Une ouverture aux nouvelles idées.

Si ce poste vous intéresse veuillez envoyer votre CV à l’adresse suivante: recruitement@groupepetra.com