Adjoint(e) administratif(ve), Exploitation

Location: 800 rue du Square-Victoria, Montréal

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Statut de l’emploi : Temps plein

Sous la supervision du Directeur immobilier, le ou la titulaire du poste veille à l'exécution efficace et en temps opportun les activités administratives du bureau afin de faciliter et à améliorer le bon déroulement des opérations de l'immeuble.

 

Responsabilités principales

• Traiter les factures dans le système comptable ;
• Émettre des bons de commandes ;
• Recueillir, codifier et valider les informations nécessaires à la facturation ;
• Assurer le suivi d’approbation et la facturation ;
• Réaliser le suivi des commandes, réceptions et livraisons ;
• Assister à la gestion de la documentation des projets ;
• Participer à l’élaboration de la documentation pour les appels de propositions ;
• Valider les feuilles de temps, le temps supplémentaires ainsi que le rapport d’entrées/sorties des clés et préparer le tableau récapitulatif (à chaque lundi) ;
• S’assurer du classement électronique de tous les documents techniques (rapports de balancement, devis, dessins d’atelier, plans et autres) et que ceux-ci sont disponibles et facilement accessibles sur le réseau informatique ;
• Mise à jour des certificats d’assurance des locataires ;
• Participer au suivi du programme de conformité de nos fournisseurs avec le programme Cognibox ;
• Transmettre les documents de consommations énergétiques à nos consultants pour le suivi énergétique ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes.

 

Profil recherché

• 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires;
• DES ou DEP en bureautique, administration ou l'équivalent;
• Expérience en immobilier et/ou connaissance en mécanique du bâtiment est un atout;
• Très bonne maîtrise de la suite office;
• Excellent sens du service à la clientèle;
• Compétence en planification et excellent sens de l'organisation;
• Compétence en communication;
• Prise d'initiative et adaptation au changement;
• Travail d'équipe.

 

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail accueillant et convivial;
• Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels;
• Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
• Une ouverture aux nouvelles idées.

 

Bâtir une carrière, ensemble.

Les collaborateurs de Groupe Petra contribuent grandement à son succès. Notre compagnie a bâti une équipe solide avec des professionnels compétents qui reflètent notre culture et nos valeurs. Travailler chez Groupe Petra est l’opportunité d’avoir une carrière épanouissante et stimulante.

Si ce poste vous intéresse veuillez envoyer votre CV à l’adresse suivante: recruitement@groupepetra.com